E-herkenning voor bedrijven

Digitaal zaken regelen met de overheid voor ondernemers

Wilt u als ondernemer digitaal uw zaken regelen met een overheidsorganisatie? Dan kan het zijn dat u of uw medewerker zich online moet identificeren met eHerkenning. Bijvoorbeeld als u een vergunning of een subsidie aanvraagt. Of als u een verklaring omtrent het gedrag aanvraagt bij het ministerie van Veiligheid en Justitie.

Steeds meer overheidsorganisaties maken hun diensten via eHerkenning toegankelijk. Door eHerkenning weten overheidsorganisaties met welk bedrijf ze te maken hebben. Ook weten ze of medewerkers gemachtigd zijn om namens dit bedrijf te handelen. Een eHerkenningsmiddel is bijvoorbeeld een gebruikersnaam/wachtwoord, sms of token.

Schaft u een eHerkenningsmiddel aan? Let dan op de volgende zaken:

Staat u ingeschreven bij de Kamer van Koophandel?

Om eHerkenning te kunnen gebruiken, moet uw bedrijf of organisatie staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK).

Ga na welk betrouwbaarheidsniveau u nodig hebt

De overheidsorganisatie waarmee u digitaal zaken doet, kiest een betrouwbaarheidsniveau waarmee zij haar diensten aanbiedt. Uw eHerkenningsmiddel moet minimaal aan dat voorgeschreven niveau voldoen. Er zijn 5 betrouwbaarheidsniveaus, oplopend van lage tot zeer hoge betrouwbaarheid. U kunt een eHerkenningsmiddel altijd gebruiken voor diensten met hetzelfde of een lager betrouwbaarheidsniveau. Schaft u voor meerdere medewerkers een eHerkenningsmiddel aan? Dan kunt u middelen van verschillend niveau kopen voor verschillende diensten.

Let op:
Bedenk of u in de toekomst eHerkenning nodig hebt voor diensten met een hoger niveau. Vraagt u bijvoorbeeld wel eens een subsidie aan? Of hebt u misschien nog een omgevingsvergunning nodig? Niet alle erkende aanbieders van eHerkenning leveren alle betrouwbaarheidsniveaus. Mocht u later het niveau van uw eHerkenningsmiddel willen verhogen, dan moet u uw huidige middel upgraden. Of u kunt een nieuw eHerkenningsmiddel kopen bij een andere aanbieder.

Houd rekening met verschillende tarieven

Voor een eHerkenningsmiddel betaalt u aanschafkosten. Deze kosten verschillen per eHerkenningsmiddel en per betrouwbaarheidsniveau. Aanbieders kunnen eenmalige en doorlopende kosten berekenen. Een overzicht hiervan vindt u in de keuzematrix erkende aanbieders.

Kies een erkende aanbieder

U koopt een eHerkenningsmiddel bij een door uzelf te kiezen erkende aanbieder. Let hierbij ook op het soort middel, de aanvraagprocedure, de doorlooptijd, de vervangprocedure en de helpdesk.
Let op: eHerkenning (betrouwbaarheidsniveau 4) maakt, net als Standard Business Reporting (SBR), gebruik van PKIoverheidscertificaten. Bij eHerkenning gaat het om persoonlijke certificaten. Hiermee kunt u uw medewerkers machtigen. Bij SBR gaat het om organisatiecertificaten. Deze kunt u daarom niet voor uw persoonlijke identificatie gebruiken. Omgekeerd geldt hetzelfde. De persoonlijke certificaten die u voor eHerkenning gebruikt, kunt u niet voor SBR gebruiken. Houd hier rekening mee bij de aanschaf van een eHerkenningsmiddel en/of SBR-software.
Leg vast wie u in uw bedrijf machtigt
Vanaf betrouwbaarheidsniveau 2 heeft uw eHerkenningsleverancier een machtigingenregister. Hierin laat u per dienst vastleggen welke medewerker u machtigt namens uw bedrijf. Dit laat u doen door een wettelijke vertegenwoordiger van uw bedrijf of een machtigingenbeheerder. Een wijziging van de machtiging of de intrekking daarvan geven zij door aan uw erkende aanbieder.
Tussenpersonen machtigen en ketenmachtiging
Met eHerkenning kunt u een organisatie machtigen om namens u te handelen. De gemachtigde organisatie kan vervolgens één of meer werknemers toestemming geven om de machtiging te gebruiken. Zo kan een accountantskantoor bijvoorbeeld gemachtigd worden om namens een andere organisatie te handelen voor het aanvragen van een subsidie of de toegang tot de berichtenbox. Het accountantskantoor machtigt vervolgens een werknemer voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Dit heet een ketenmachtiging.
Niet alle leveranciers van eHerkenning bieden ondersteuning voor het gebruik van ketenmachtigingen. Let hierop bij het selecteren van uw eHerkenningsleverancier.
Log in bij een of meerdere overheidsorganisaties
Na ontvangst van uw eHerkenningsmiddel kunt u inloggen bij overheidsorganisaties. U kunt hetzelfde eHerkenningsmiddel gebruiken bij verschillende organisaties.